Il software gestione documentale permette di archiviare i documenti e i file allegati su volumi trasferibili anche su CD o DVD. Tale processo permette di conservare tutti i documenti in formato elettronico e di poterli consultare con facilità in ogni momento. Tutti i documenti presenti nel software gestione documentale -  emessi da Businesspass o acquisiti dall’esterno - sono disponibili all’archiviazione ottica sostitutiva.

Il programma genera infatti un volume, indicandone la grandezza, ed imposta al suo interno i documenti da archiviare. Il processo di archiviazione ottica sostitutiva termina dopo l’apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione. La firma digitale e la marca temporale, apposte secondo le modalità tecniche stabilite a norma di legge, assicurano infatti l’integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita.
 

La conservazione sostitutiva equipara, i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alla aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.